Workflows · Bestuursrecht · overheidsjuristen en advocatuur
Woo-verzoek: document voor document gewogen.
- 6 rollen
- 8 fasen
- 1 akkoordmoment
- 4 bronnen
- 3 opleveringen
Woo-verzoek beoordeling
Zo is de beoordeling opgezet
Hoe de stappen samenwerken
Na uw akkoord op de uitleg van het verzoek en de inventaris werken een bestuursrecht-jurist en een documentanalist tegelijk: de één aan het kader en de gronden, de ander aan de stukken zelf. Een reviewer leest het geheel door de ogen van de partij waarvoor u niet werkt.
8 fasen, van intake tot oplevering. Klik op een fase of speel de doorloop af.
- specialist
- uw akkoord
- naast elkaar = tegelijk
Intake
Wat u aanlevert en beantwoordt
- Verzoek en documenten
- Voor wie werkt u?
- Omvang van de documentenset
- Staan er persoonsgegevens in de documenten? · optioneel
- Bevatten de stukken bedrijfsvertrouwelijke gegevens van derden? · optioneel
- Zijn er stukken opgesteld voor intern beraad? · optioneel
- Achtergrond en aandachtspunten · optioneel
Wat u niet weet, mag u als onbekend laten.
Ordent en weegt
Planner
Legt het verzoek uit en groepeert de documenten
Meer over deze stap
Legt het verzoek uit — onderwerpen, organisatieonderdelen, functionarissen, documentsoorten en periode — en benoemt de twijfelgevallen met de vraag die erover moet worden gesteld. Groepeert de documenten in clusters met de gronden die daar naar verwachting spelen en of derden moeten worden gehoord, en zet het procesverloop uit.
Na: Intake. Daarna: Plan-akkoord (scope).
Hier tekent u af · Plan-akkoord (scope)
U bepaalt welke documenten worden beoordeeld, en langs welke gronden
- Akkoord
- Bijsturen
- Afbreken
De run wacht tot u hebt besloten. Bijsturen kan alleen met een toelichting.
Wat u hier controleert
Dit is het scope-akkoord: u bepaalt hier welke documenten worden beoordeeld en langs welke gronden. Controleer of de uitleg van het verzoek klopt (onderwerp, afbakening, periode en de rol waarvoor u optreedt) en of de documentinventaris compleet is. Let op de stukken die de planner als twijfelgeval markeert: bevestig of corrigeer of ze binnen het verzoek vallen.
Het akkoordmoment staat direct na het plan. U controleert of de uitleg van het verzoek klopt — onderwerp, afbakening, periode en de rol waarvoor u optreedt — en of de documentinventaris compleet is. Bij de stukken die de planner als twijfelgeval markeert, bevestigt of corrigeert u of ze binnen het verzoek vallen.
Het besluit wordt vastgelegd met wie, wanneer en in welke ronde, voordat de run verdergaat. Wacht de stap op u, dan krijgt u een melding in de app en, volgens uw meldingsvoorkeuren, per mail.
Onderzoekt
Bestuursrecht-jurist
Zet het kader en de uitzonderingsgronden uiteen
grijs = optioneelMeer over deze stap
Zet het kader uiteen: de reikwijdte van het recht op publieke informatie, absolute en relatieve uitzonderingsgronden, persoonlijke beleidsopvattingen in stukken voor intern beraad en gedeeltelijke openbaarmaking per passage. Werkt de gronden uit die volgens het plan spelen, het proces met de positie van derden en de positie die bij uw rol past, met rechtspraak over de gronden en de motiveringseisen.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Rechtspraak.nl · Officiële Bekendmakingen · Autoriteit Persoonsgegevens (AP) (uit te zetten)
Na: Plan-akkoord (scope). Daarna: Reviewer.
Onderzoekt
Documentanalist
Bouwt de inventaristabel per document en passage
Meer over deze stap
Bouwt de inventaristabel: per document binnen of buiten het verzoek, per passage de voorgestelde grond en de wijze van openbaarmaking, zonder de inhoud van vertrouwelijke passages over te nemen. Scheidt in stukken voor intern beraad de feiten van de beleidsopvattingen, signaleert waar derden in beeld komen en of vergelijkbare passages gelijk zijn behandeld.
Na: Plan-akkoord (scope). Daarna: Reviewer.
Onderzoekt
Reviewer
Leest het voorstel vanuit de andere partij
Meer over deze stap
Leest het voorstel vanuit de partij waarvoor u niet werkt: voor het bestuursorgaan als de verzoeker en de bestuursrechter, voor de verzoeker als het bestuursorgaan, voor een derde als de verzoeker. Toetst of per document het afgewogen belang zichtbaar is en of de juiste derden zijn betrokken, en geeft per cluster een oordeel: sterk, verdedigbaar of kwetsbaar.
Na: Bestuursrecht-jurist, Documentanalist. Daarna: Conceptschrijver.
Ordent en weegt
Conceptschrijver
Schrijft het concept dat bij uw rol past
Meer over deze stap
Schrijft voor het bestuursorgaan een conceptbesluit met de beoordeling per cluster en het dictum, voor de verzoeker een concept-bezwaarschrift of concept-reactie die het besluit per onderdeel bestrijdt, en voor een derde-belanghebbende een concept-zienswijze per document en passage, met een subsidiair voorstel voor gedeeltelijke openbaarmaking.
Na: Reviewer. Daarna: Redacteur.
Ordent en weegt
Redacteur
Stelt de documentinventaris en het beoordelingsmemo op
Meer over deze stap
Stelt de documentinventaris op als één tabel met de risico-onderdelen bovenaan, strijkt het concept redactioneel glad en schrijft het beoordelingsmemo, dat opent met een samenvatting van hoogstens een pagina: het eindoordeel, de drie kwetsbaarste onderdelen en de aanbevolen route.
Na: Conceptschrijver. Daarna: Woo-beoordelingspakket.
Oplevering
- DocumentinventarisTabel / matrix
- Conceptbesluit of zienswijzeConceptbrief
- Beoordelingsmemo Woo-verzoekMemo (.docx)
Waarom
Eerst de reikwijdte, dan de grond, dan pas de lakstift.
Bij een verzoek onder de Wet open overheid (Woo) lopen twee vragen door elkaar: valt dit document onder het verzoek, en kan het openbaar? Wie ze niet scheidt, beoordeelt te veel of te weinig. Daarna moet per passage de afweging zichtbaar zijn. Deze workflow werkt voor alle drie de partijen: het bestuursorgaan dat beslist, de verzoeker en de derde wiens gegevens in de stukken staan.
De praktijkvraag uitgebreid
Een verzoek om publieke informatie onder de Wet open overheid (Woo), een map of mailbox vol stukken, en een besluit dat per document moet worden gemotiveerd. Deze workflow bouwt de documentinventaris, weegt elke passage tegen de uitzonderingsgronden en levert een conceptbesluit, concept-bezwaarschrift of concept-zienswijze — vanuit de rol die u in de intake kiest.
Bij een Woo-verzoek lopen twee vragen voortdurend door elkaar: valt dit document onder het verzoek, en kan het openbaar? Wie ze niet scheidt, beoordeelt te veel of te weinig. Daarna komt per passage de grond: absoluut of relatief, en bij een relatieve grond een afweging die zichtbaar moet zijn — een verwijzing naar een grond zonder afweging is geen motivering. En in stukken voor intern beraad gaat het om de persoonlijke beleidsopvattingen; feiten en prognoses daarin blijven in beginsel openbaar.
De workflow werkt voor alle drie de partijen in die driehoek. Het bestuursorgaan dat moet beslissen, krijgt een conceptbesluit met de afweging per document. De verzoeker ziet waar een weigering het zwakst is en welke route het meeste oplevert. De derde wiens gegevens in de stukken staan, krijgt een zienswijze die per passage onderbouwt welk belang zich tegen openbaarmaking verzet.
Bronnen
Welke bronnen de workflow raadpleegt
- Wetten.overheid.nl
- Rechtspraak.nl
- Officiële Bekendmakingen
- Autoriteit Persoonsgegevens (AP)optioneel
Welke stap welke bron raadpleegt
De bestuursrecht-jurist werkt met wet en rechtspraak en de Officiële Bekendmakingen; de beleidsregels en besluiten van de Autoriteit Persoonsgegevens doen standaard mee en kunt u in de intake uitzetten. De documentanalist raadpleegt geen externe bronnen: hij werkt alleen met het verzoek en de verzamelde documenten, zodat de inventaris nooit wordt aangevuld met stukken die niet zijn aangeleverd.
“Optioneel” staat standaard aan en is in de intake uit te zetten. Een workflow verschijnt alleen als de verplichte bronnen in uw abonnement zitten; welke workflows u in beeld krijgt, hangt af van uw praktijk, uw abonnement en de bronnen die de workflow nodig heeft.
Wat eruit komt
Een inventaris, een concept en een memo
- Documentinventaris · Tabel / matrix
- Conceptbesluit of zienswijze · Conceptbrief
- Beoordelingsmemo Woo-verzoek · Memo (.docx)
Wat erin staat
De documentinventaris zet per document naast elkaar: binnen of buiten het verzoek, de grond per passage, absoluut of relatief, het voorstel voor openbaarmaking en de weerbaarheid bij toetsing. Het memo werkt het verzoek en de gekozen uitleg, het kader per grond, de beoordeling per cluster, de positie van derden en de routekeuze uit.
De grens
Wat deze workflow niet doet
Hij lakt niet: de inventaris benoemt per passage wat niet openbaar kan, het lakken doet u zelf. Hij neemt de inhoud van vertrouwelijke passages niet over, ook niet in het memo, maar beschrijft ze op metaniveau. Hij beoordeelt alleen de documenten die u selecteert; stukken die gelet op het onderwerp te verwachten zijn maar ontbreken, noemt hij als gat. En termijnen vult hij niet in: die worden in een bron opgezocht of als te controleren punt gemarkeerd.
Veelgestelde vragen
Voor welke rol kan ik de beoordeling laten draaien?
Voor het bestuursorgaan dat moet beslissen, voor de verzoeker, of voor een derde-belanghebbende wiens gegevens in de stukken staan. U kiest de rol in de intake; die bepaalt welk stuk de conceptschrijver opstelt en vanuit welke partij de reviewer het voorstel leest.
Wat als de documentenset groot is?
In de intake geeft u een ruwe indicatie van de omvang: enkele documenten, een dossiermap, of meerdere mappen of een volledige mailbox. Die indicatie bepaalt of de inventaris per document of per cluster wordt opgebouwd. Welke documenten meegaan, selecteert u zelf.
Hoe gaat de workflow om met persoonsgegevens?
Dat vraagt de intake als factor: namen, functies, handtekeningen en contactgegevens van ambtenaren, burgers of medewerkers van derden. Weet u het niet, kies dan “onbekend”; de documentanalist controleert het in de stukken. De jurist werkt de verhouding tot de regels voor gegevensbescherming uit en kan daarvoor de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.
Wanneer moeten derden worden gehoord?
De planner benoemt per cluster of er derden moeten worden gehoord, de documentanalist signaleert welke documenten de belangen van een marktpartij, een burger of een ander bestuursorgaan raken, en de jurist beschrijft wanneer zij in de gelegenheid moeten worden gesteld hun zienswijze te geven.
Start LEO de workflow zelf?
Nee. Een workflow start alleen als u de intakekaart zelf bevestigt. LEO kan de kaart vanuit het gesprek voorinvullen, maar kiest de dossierstukken niet zelf en kan een run niet zelf starten.
Kunnen we de opzet aanpassen aan de werkwijze van ons kantoor?
Ja. U kunt het sjabloon kopiëren tot een eigen workflow en die in de workfloweditor aanpassen met stappen, beslispunten en menselijke controles. De kopie krijgt alleen bronnen die in uw abonnement zitten.
De Woo-beoordeling in uw eigen dossier zien?
Laat uw naam en e-mailadres achter; we nemen contact op voor een demo met een geanonimiseerde documentenset.
GDPR-compliant
Verwerking volledig binnen de AVG. Uw cliëntdata wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
Opslag in de EU
Eigen servers in EU-datacenters (Duitsland en Finland) — geen hyperscaler. TLS 1.2+ in transport en een volledig versleuteld datavolume (LUKS2 full-disk) op elke productiehost, waar ook de back-ups staan.
ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
Prudai is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en NEN 7510-1:2024. Afgegeven door Brand Compliance, geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA C 548), en geldig tot en met 29 september 2029. Scope en details in ons Trust Center.
Alle details, subverwerkers en documentatie: trust.prudai.com